Lexikon »

Organisation-Lexikon

Ablagesystem

Übersicht: Organisation-Lexikon - Alle Begriffe


In jedem Unternehmen werden verschiedene Arten von Dokumenten erstellt, bearbeitet und später gespeichert. (Diese drei Tätigkeiten werden im weiteren Sinne als Dokumentenverwaltung bzw. Dokumentenmanagement zusammengefasst.)

Ein abgestimmtes Ablagesystem wird spätestens erforderlich, wenn für mehr als eine Person der Zugriff zu den Akten gewährleistet werden soll. Im Vordergrund der Einrichtung eines Ablagesystems sollten immer neben möglichst geringen Kosten für Investition und Nutzung Zweckmäßigkeit, Übersichtlichkeit und Handhabungsfähigkeit stehen.

In der Praxis wird die Ablage in den Unternehmen sehr unterschiedlich gehandhabt. Diese Tatsache resultiert u.a. daraus, dass zwischen der Grundorganisation der Firma und dem Ablagesystem eine Wechselbeziehung besteht. Insbesondere gilt, dass die Struktur des zu schaffenden Ablagesystems von den spezifischen Merkmalen der abzulegenden Dokumente bestimmt wird.

Wichtige Merkmale eines Dokuments, die seine Ablage beeinflussen, sind die Zugriffsberechtigung, die Veränderbarkeit und die Lebensdauer. Folgende Tabelle gibt einen Überblick über die sich aus diesen Merkmalen ableitenden Kategorien von Dokumenten:

Merkmale	Dokumentenkategorien
Zugriffsberechtigung	öffentliche	private
Veränderbarkeit	änderbar	stabil
Lebensdauer	temporär	permanent

(vgl. Rau, K.-H.: Integrierte Bürokommunikation. Organisation und Technik. Wiesbaden. 1991, S: 100)

Es ist davon auszugehen, dass Dokumente (ähnlich wie Produkte) eine bestimmte Lebensdauer und einen Lebenszyklus aufweisen. Zwischen der Phase des Lebenszyklus', in der sich ein Dokument befindet, und den Ablagefunktionen besteht ein Zusammenhang. Soll ein Ablagesystem eine hohe Funktionalität erzielen, muss es allen Phasen des Lebenszyklus gerecht werden.

Man kann beispielsweise zu Beginn des Lebenszyklus eines Dokuments davon ausgehen, dass nach dem Editieren häufige Änderungen vorgenommen werden. Für das zu schaffende Ablagesystem bedeutet dies, dass die Ablagefunktionen schnelles Auffinden und Ablegen bzw. bei rechnergestützter Ablage schnelles Laden und Speichern im Vordergrund stehen. Nehmen mehrere Personen Änderungen an einem Dokument vor, muss auch die Konsistenz des Dokuments durch das Ablagesystem gewährleistet werden.

Mit zunehmendem Lebensalter eines Dokuments nimmt die Zugriffshäufigkeit ab, sodass auf ein kostengünstigeres Speichermedium zurückgegriffen werden kann, das eine längere Zugriffszeit erfordert. Zum Ende der Gültigkeit eines Dokuments bzw. bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss ein Ablagesystem die ordnungsgemäße Löschung unterstützen (Dokumentenverwaltung).

Praxistipp:
	Ein dreistufiges Ablagesystem ist geeignet, um den differenzierten Anforderungen der unterschiedlichen Phasen des Lebenszyklus gerecht werden.

1. Persönliche Ablage

Die persönliche Ablage dient der lokalen und zumeist vorübergehenden Speicherung persönlicher Dokumente. Für die Ablage eignen sich konventionelle Techniken, wie die Loseblatt-Ablage in Mappen auf Hängeschienen oder die Ablage in Ordnern. Bei moderner, rechnergestützter Ablage kann daher die erforderliche Speicherkapazität eher gering gehalten werden und der Zugriff kann über den Dokumentennamen erfolgen. Bei rechnergestützter Ablage in einer Client-Server-Umgebung wird diese Ablage auf dem "Client" implementiert sein.

2. Gruppenarchiv

Auf Abteilungsebene empfiehlt sich die Einrichtung eines Gruppenarchivs, wenn für mehrere Nutzer der Zugriff auch parallel eingerichtet werden soll. Folglich muss bei rechnergestützter Organisation die erforderliche Speicherkapazität entsprechend größer sein. Wird dieses Archiv in einer Client-Server-Umgebung installiert, ist es als Serverfunktion zu implementieren.

Die Zugriffsmöglichkeit für mehrere Nutzer zieht die Definition von Zugriffsberechtigungen und die Einführung von Sperrmechanismen gegen gleichzeitige Änderungen eines Dokuments durch verschiedene Nutzer nach sich. Aus der Mehrnutzereigenschaft resultiert auch die Einführung einer abgestimmten Ablagesystematik.

3. Langzeitarchiv

Im Langzeitarchiv werden große Datenmengen in öffentlichen und stabilen Dokumenten aufbewahrt. Es muss sichergestellt sein, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsprechende Dokumente vernichtet werden. Die Stabilität und die große Menge der zu speichernden Dokumente legen den Einsatz von relativ kostengünstigen, einmal beschreibbaren optischen Speichermedien nahe. Der Zugriff muss auch über den Dokumenteninhalt möglich sein.

Zusätzlich ist davon auszugehen, dass von der Stellung in der betrieblichen Hierarchie und dem Typ der zu lösenden Büroaufgabe abhängt, welche Art und welchen Umfang die zu bearbeitenden Dokumente aufweisen. Es ist folglich zusätzlich innerbetrieblich zu regeln, welche Dokumente Führungskräften, dispositiven oder verwaltungsorientierten Sachbearbeitern zur Verfügung stehen müssen (Dokumentenverwaltung).