Ratgeber - Erarbeitung und Anwendung von Funktionendiagrammen

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Ratgeber - Erarbeitung und Anwendung von Funktionendiagrammen

Dieser Ratgeber führt den Anwender Schritt für Schritt zu hierarchisch mehrstufigen und damit Konsistenz in der Funktionsverteilung im Unternehmen sichernden Funktionendiagrammen, deren Matrix im Format eines Tabellenkalkulationsprogramms angelegt ist. Solche Diagramme (Verantwortlichkeitsmatrix oder auch Zuständigkeitsmatrix, im angelsächsischen Sprachraum responsibility assignment matrix (RAM bzw. RACI oder RASCI), weisen mit einer Funktionssymbolik den Unternehmensbereichen und nachgeordneten Organisationseinheiten bis hin zur Stelle ihre spezifische Verantwortung für die einzelnen Aufgaben zu.

Differenziert wird zwischen E (Entscheidung, Genehmigung, Ergebnisverantwortung.), A (Ausführung, Durchführung), M (Mitwirkung bei der Durchführung), I (Informationsrecht) und K (Kontrolle). Vielfältige Hinweise sind als Zellkommentare oder Hyperlinks hinterlegbar. Eine Prüfung, ob für die einzelnen Aufgaben die wesentlichen Verantwortungsspezifikationen E und A erfolgt sind, ist integriert.

Damit kann der Anwender sich ein Fundament, das Grundgerüst an Aufgaben, systematisch erarbeiten, um die arbeitsteilig verflochtenen Sachverhalte transparent darzustellen. Darauf aufbauend können unter Wahrung der Konsistenz von Organisationsdokumenten Optimierungsansätze ermittelt werden und im Auszug Informationen für Stellenbeschreibungen und die Prozessmodellierung bereitgestellt werden.

In dem Ratgeber ist der Vorgehensprozess anhand eines beispielhaften Auszugs zu einem Funktionendiagramm für die Unternehmensfunktion Einkauf veranschaulicht.