ChatGPT für Unternehmen: 5 Praxisbeispiele inkl. Prompts

Während viele Unternehmen noch rätseln, wie sie Künstliche Intelligenz effizient einsetzen können, nutzen andere ChatGPT bereits für Texte, Kundensupport und Datenanalysen. Doch wie genau funktioniert das – und wie profitieren Sie konkret davon? Hier finden Sie die besten Praxisbeispiele mit Prompts zum Sofort-Einsatz.

ChatGPT für Unternehmen – Das Wichtigste zusammengefasst

• Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren, wodurch Teams spürbar Zeit sparen – sei es beim Erstellen von E-Mails, Zusammenfassen von Texten oder Formulieren von Angeboten.
• Mit klar formulierten Prompts steigt die Textqualität deutlich. ChatGPT generiert strukturierte, zielgruppenorientierte Inhalte, die sich sofort verwenden oder weiterverarbeiten lassen.
• Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: Vom Marketing über den Kundenservice bis hin zur Personalabteilung profitieren nahezu alle Unternehmensbereiche von KI-gestützter Unterstützung.
• Fertige Prompt-Vorlagen erleichtern den Einstieg und sorgen dafür, dass ChatGPT direkt produktiv eingesetzt werden kann – ganz ohne technisches Vorwissen.
• Laut DIHK setzen vor allem kleine und mittelständische Betriebe zunehmend auf KI, um Prozesse zu optimieren und Fachkräftemangel zu kompensieren. Ob Website-Texte, Social-Media-Beiträge oder Angebotsformulare – KI bringt neue Effizienz in den Arbeitsalltag.

Was ist ChatGPT und warum ist es für Unternehmen relevant?

Die Künstliche Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht – und mit Tools wie ChatGPT ist sie erstmals für den breiten Einsatz in Unternehmen geeignet. Doch was genau steckt hinter dem Hype, und welchen konkreten Nutzen bietet ChatGPT im Arbeitsalltag?

Kurze Einführung in KI & Sprachmodelle

ChatGPT basiert auf einem sogenannten Large Language Model (LLM), das von OpenAI entwickelt wurde. Es wurde mit riesigen Textmengen trainiert, um Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren – fast so, als würde man mit einem echten Menschen kommunizieren. Technisch gesehen handelt es sich um ein neuronales Netzwerk, das Texte analysieren, verstehen und generieren kann. Es erkennt Zusammenhänge, beantwortet Fragen, formuliert Vorschläge und kann sich sogar in verschiedene Rollen hineinversetzen (z. B. „Verkaufsprofi“ oder „SEO-Experte“).

Dabei gilt: Je präziser die Eingabe (Prompt), desto nützlicher ist die Ausgabe. Unternehmen können diese Technologie nutzen, um Inhalte zu erstellen, Prozesse zu vereinfachen oder neue Ideen zu entwickeln – ganz ohne aufwändige Programmierung.

Was ChatGPT für Unternehmen leisten kann (und was nicht)

Die Einsatzmöglichkeiten sind breit gefächert. Hier einige Beispiele, was ChatGPT im Unternehmenskontext leisten kann:

• Texte generieren (z. B. Blogartikel, E-Mails, Social-Media-Beiträge)
• Inhalte zusammenfassen oder umformulieren
• Daten analysieren (z. B. in Verbindung mit Excel)
• Kundenkommunikation automatisieren (z. B. per Chatbot oder E-Mail-Vorlage)
• Ideen liefern für Kampagnen, Strategien oder Produktnamen

Diese Funktionen lassen sich in nahezu allen Unternehmensbereichen nutzen: Marketing, Vertrieb, Personalwesen, Kundenservice, u. v. m.

Trotz aller Stärken hat ChatGPT auch klare Einschränkungen:

• Keine aktuellen Informationen abrufbar (Stand variiert je nach Version)
• Keine rechtlich gesicherten Aussagen oder verlässliche Quellenangaben
• Kreativität nur eingeschränkt ersetzbar – KI liefert Ideen, aber keine originellen Geistesblitze
• Kein Ersatz für menschliches Urteilsvermögen oder fachliche Kompetenz

ChatGPT sollte deshalb als Assistenzsystem verstanden werden: Es unterstützt, aber ersetzt keine fundierte Facharbeit.

Vorteile von ChatGPT für verschiedene Unternehmensgrößen

Unabhängig von Größe oder Branche profitieren Unternehmen auf unterschiedliche Weise:

• Start-ups gewinnen Zeit bei der Content-Erstellung, können mit wenig Ressourcen professionell auftreten und Ideen schneller validieren.
• KMU optimieren interne Abläufe – etwa bei Angeboten, Social Media oder Kundenkommunikation – ohne zusätzliches Personal.
• Großunternehmen nutzen ChatGPT zur Skalierung: für Übersetzungen, Massen-E-Mailings oder als Assistenzsystem für verschiedene Abteilungen.
• Handwerksbetriebe oder lokale Dienstleister profitieren durch praxisnahe Vorlagen, mit denen Texte für Website, Google-Profil oder Flyer in Minuten erstellt sind.

5 Praxisbeispiele mit Prompts

Die folgenden Beispiele zeigen konkret, wie Unternehmen ChatGPT in der Praxis nutzen – samt typischer Aufgaben und Beispiel-Prompts, die sofort eingesetzt werden können. So erhalten Sie einen direkten Einblick in die Anwendungsmöglichkeiten.

Beispiel 1 – Marketing: Werbetexte und Contentideen mit ChatGPT erstellen

Im Marketing geht es oft darum, in kurzer Zeit kreative Inhalte zu liefern – sei es für Social Media, Produktseiten oder Werbeanzeigen. Genau hier kann ChatGPT seine Stärke ausspielen.

Typische Aufgaben:

• Ideenfindung für Kampagnen oder Slogans
• Gliederung für Blogartikel
• Schreiben von Anzeigentexten oder Meta-Descriptions

Beispiel-Prompt:
„Erstelle mir 5 kreative Werbetexte für ein veganes Fitnessprodukt. Die Tonalität soll motivierend und zielgruppenorientiert sein.“

Mit wenigen Ergänzungen lassen sich Texte mehrfach variieren oder für verschiedene Kanäle anpassen.

Beispiel 2 – HR: Stellenanzeigen schreiben und Bewerbungen bewerten

Die Personalabteilung kann ChatGPT effektiv nutzen, um den Recruiting-Prozess zu beschleunigen. Gerade bei der Formulierung von Stellenanzeigen oder im Umgang mit Bewerbungen spart das KI-Tool viel Zeit.

Typische Aufgaben:

• Erstellung attraktiver Stellenanzeigen
• Formulierung von Absagen oder Einladungen
• Strukturierte Bewertung von Bewerbungen (z. B. mit Score-System)

Beispiel-Prompt:
„Formuliere eine moderne Stellenanzeige für einen Social Media Manager in Teilzeit. Die Anzeige soll kreativ und genderneutral sein.“

Auch E-Mail-Antworten an Bewerber lassen sich mit freundlichem Ton in Sekunden verfassen.

Beispiel 3 – Kundenservice: E-Mail-Antworten automatisieren

Gerade im Kundenservice fallen viele ähnliche Anfragen an – zum Beispiel zu Lieferzeiten, Rückgaben oder technischen Problemen. ChatGPT hilft dabei, standardisierte, aber dennoch individuell wirkende Antworten zu generieren.

Typische Aufgaben:

• Formulierung von E-Mail-Antworten
• Erstellung von FAQ-Inhalten
• Vorbereitung von Chatbot-Dialogen

Beispiel-Prompt:
„Schreibe eine freundliche Antwort auf die Frage eines Kunden, warum seine Lieferung noch nicht angekommen ist. Füge mögliche Ursachen bei und zeige Kulanz.“

Die Automatisierung spart Zeit – ohne, dass die persönliche Note verloren geht.

Beispiel 4 – Datenanalyse: Excel-Auswertungen mit Prompt-Formeln verbessern

Daten sind wertvoll – aber ihre Auswertung oft komplex. ChatGPT kann dabei helfen, Excel-Formeln zu verstehen, zu korrigieren oder neu zu erstellen – und sogar auf Grundlage von Textdaten Auswertungen vorzuschlagen.

Typische Aufgaben:

• Erstellen oder Erklären von Excel-Formeln
• Vorschläge für Diagramme und Auswertungen
• Generieren von Übersichten auf Basis von Rohdaten

Beispiel-Prompt:
„Ich habe in Spalte A Produktnamen und in Spalte B Verkaufszahlen. Erstelle eine Formel, um die Top 3 Produkte zu ermitteln.“

Selbst weniger erfahrene Nutzer können mit solchen Prompts komplexe Aufgaben lösen.

Beispiel 5 – Handwerk: Texte für Angebote & Webseiten schnell generieren

Auch kleine Betriebe profitieren: Handwerksunternehmen können mit ChatGPT schnell Texte für ihre Onlinepräsenz, Angebote oder Flyer erstellen – professionell und kundenorientiert.

Typische Aufgaben:

• Angebotsvorlagen in kundenfreundlicher Sprache
• Beschreibung von Leistungen für Websites oder Branchenverzeichnisse
• Texte für Google My Business oder Social Media

Beispiel-Prompt:
„Schreibe einen kurzen, ansprechenden Text für die Startseite einer Tischlerei, die sich auf individuelle Möbel nach Maß spezialisiert.“

So entstehen Texte, die das Unternehmen in Szene setzen – ohne lange zu tüfteln.

ChatGPT Prompts & Vorlagen richtig nutzen

Damit ChatGPT im Unternehmensalltag präzise und hilfreiche Ergebnisse liefert, kommt es vor allem auf eines an: den richtigen Prompt. Ein gut formulierter Prompt ist der Schlüssel zu hochwertigen, verwertbaren Antworten – unabhängig vom Einsatzbereich.

Was einen guten Prompt ausmacht

Ein Prompt ist die Eingabeaufforderung, mit der Sie ChatGPT anweisen, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Je klarer und konkreter diese Anweisung ist, desto besser fällt das Ergebnis aus.

Diese Prinzipien helfen beim Prompt-Design:

• Rollen definieren: Beginnen Sie mit „Du bist…“ (z. B. „Du bist ein erfahrener HR-Manager“), um die Perspektive von ChatGPT zu steuern.
• Ziel klar formulieren: Geben Sie ein konkretes Ergebnis vor (z. B. „Schreibe eine Produktbeschreibung für…“).
• Ton und Stil angeben: Erwähnen Sie gewünschte Tonalitäten wie „freundlich“, „seriös“, „locker“.
• Beispiele nutzen: Zeigen Sie ChatGPT ein Beispiel, wenn ein bestimmter Stil gewünscht ist.
• Iteration nicht scheuen: Wenn die erste Antwort nicht passt, prompten Sie gezielt nach („Formuliere kürzer“, „Nutze Bulletpoints“, etc.).

Ein guter Prompt spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Nachbearbeitung auf ein Minimum.

Vorlagen & Copy-Paste Prompts für den Einstieg

Nachfolgend finden Sie eine kompakte Übersicht typischer Prompts für verschiedene Unternehmensbereiche. Diese Vorlagen lassen sich 1:1 übernehmen oder mit wenigen Anpassungen auf Ihre Anforderungen zuschneiden.

Bereich	Beispiel-Prompt	Ziel
Marketing	„Erstelle 5 Slogans für ein nachhaltiges Start-up. Ton: kreativ, modern.“	Kreative Werbeideen
HR	„Formuliere eine professionelle Absage für Bewerber, freundlich und wertschätzend.“	Zeit sparen im Recruiting
Vertrieb	„Erstelle eine E-Mail-Vorlage für ein Folgeangebot nach einem Kundengespräch.“	Leadpflege optimieren
Kundenservice	„Formuliere eine höfliche Antwort auf eine verspätete Lieferung mit Entschuldigung und Lösungsvorschlag.“	Standardantworten individualisieren
Webtexte	„Schreibe eine einladende Startseitenbeschreibung für einen regionalen Elektrikerbetrieb.“	Professioneller Auftritt
Excel & Daten	„Erkläre mir die Funktion SVERWEIS mit einem einfachen Beispiel für ein Inventar.“	Datenverständnis erhöhen

Tipp: Halten Sie Ihre besten Prompts als Textbausteine oder in einem Template-Dokument griffbereit – so bauen Sie sich Schritt für Schritt eine eigene Prompt-Bibliothek auf.

Risiken, Fallstricke & rechtliche Hinweise beim KI-Einsatz

So hilfreich ChatGPT im Unternehmensalltag sein kann – der professionelle Umgang mit Künstlicher Intelligenz erfordert auch ein Bewusstsein für mögliche Risiken. Gerade im geschäftlichen Umfeld gilt: Die Verantwortung bleibt beim Menschen. Die folgenden Punkte sollten Sie unbedingt beachten, bevor Sie ChatGPT produktiv einsetzen.

Datenschutz & sensible Daten

ChatGPT speichert keine persönlichen Eingaben dauerhaft – dennoch gilt: Vertrauliche oder personenbezogene Daten sollten laut BfDI niemals in ein öffentlich zugängliches KI-System eingegeben werden. Dazu zählen:

• Namen von Kunden oder Mitarbeitenden
• interne Projektinformationen
• Finanz-, Vertrags- oder Gesundheitsdaten

Tipp: Prüfen Sie, ob Sie eine DSGVO-konforme Nutzung durch die API oder Business-Modelle (z. B. OpenAI Enterprise) ermöglichen können. Diese bieten teils eigene Datenschutzvereinbarungen und Datenkontrolle.

Zudem empfiehlt sich eine interne Richtlinie, welche Arten von Prompts zulässig sind – und welche Daten tabu bleiben.

Qualitätsprüfung & menschliches Feintuning

Obwohl ChatGPT inhaltlich oft erstaunlich gute Ergebnisse liefert, sind sie nicht unfehlbar. Die KI „halluziniert“ gelegentlich – das bedeutet, sie erfindet Fakten oder formuliert überzeugend klingende, aber falsche Inhalte.

Deshalb gilt:

• Alle generierten Texte müssen redaktionell geprüft werden.
• Besonders bei rechtlichen, medizinischen oder technischen Themen ist menschliche Kontrolle Pflicht.
• ChatGPT ersetzt keine Fachkompetenz, sondern ergänzt sie.

Ein häufiger Fehler ist es, generierte Inhalte 1:1 zu übernehmen – ohne Kontextprüfung. So können fehlerhafte Informationen in Kundenkommunikation oder Veröffentlichungen gelangen.

Urheberrecht & Copyright

Der rechtliche Status von KI-generierten Inhalten ist aktuell noch nicht abschließend geklärt – weder in Deutschland noch auf EU-Ebene. Wichtig zu wissen:

• Inhalte, die durch ChatGPT erstellt wurden, sind urheberrechtlich nicht geschützt, da sie nicht von einem „Menschen“ stammen.
• Sie dürfen KI-generierte Texte zwar verwenden, aber keine Exklusivität beanspruchen.
• Wenn ChatGPT auf urheberrechtlich geschütztem Material basiert (z. B. beim Nachahmen eines Stils), kann es zu rechtlichen Graubereichen kommen.

Für Unternehmen empfiehlt es sich, generierte Inhalte stets nachzubearbeiten, mit eigenen Formulierungen zu kombinieren und Quellenhinweise selbst zu ergänzen, falls nötig.

Rechtstipp: Die Europäische Kommission arbeitet mit dem sogenannten AI Act an einem europaweiten Rechtsrahmen, der auch Unternehmen beim Einsatz von KI klare Regeln und Pflichten geben soll

Fazit

ChatGPT hat sich in kürzester Zeit zu einem echten Gamechanger für Unternehmen entwickelt – und das vollkommen branchenunabhängig. Ob Marketing, HR, Kundenservice oder Datenverarbeitung: Mit den richtigen Prompts lassen sich Aufgaben schneller, effizienter und oft auch kreativer erledigen.

Die vorgestellten Praxisbeispiele zeigen: Der Einstieg ist niedrigschwellig, die Ergebnisse oft sofort nutzbar. Besonders in Bereichen mit wiederkehrenden Textaufgaben, Zeitdruck oder fehlender Kapazität entfaltet die KI ihr volles Potenzial. Dabei ist ChatGPT kein Ersatz für Menschen – sondern ein wertvolles Werkzeug, das Ihre Arbeit sinnvoll ergänzt.

Expertentipp von ChatGPT höchstpersönlich

„Wollen Sie mich effizient nutzen? Dann sprechen Sie Klartext! Geben Sie mir eine klare Aufgabe, ein Ziel, Ihren gewünschten Stil – und wenn möglich, ein Beispiel. Ich bin wie ein superintelligenter Praktikant mit Turbo – aber auch der braucht ein gutes Briefing. Je mehr Kontext Sie liefern, desto besser werden meine Ergebnisse. Und keine Sorge: Ich bin geduldig, nicht nachtragend und arbeite rund um die Uhr – ganz ohne Kaffee. Speichern Sie Ihre besten Prompts als Textbausteine – und behandeln Sie mich wie ein echtes Teammitglied: mit klarem Auftrag, Feedback und etwas Humor klappt die Zusammenarbeit am besten!“

Vorlagen-Tipp