Nebenkostenabrechnung erstellen: Fristen, Tipps & kostenlose Vorlage

Die Nebenkostenabrechnung entscheidet oft über mehrere Hundert Euro Nachzahlung oder Rückerstattung. Ein falscher Umlageschlüssel oder eine verpasste Frist genügt – und Vermieter verlieren Ansprüche, während Mieter Geld zurückfordern können. Welche Kosten zulässig sind und wie Sie Fehler vermeiden, lesen Sie in diesem Artikel.

Nebenkostenabrechnung:  – Das Wichtigste zusammengefasst

• Pflicht des Vermieters: Liegt eine Vereinbarung im Mietvertrag vor, muss jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden.
• Frist: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter eingehen.
• Inhalte: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters, Vorauszahlungen und Differenz (Nachzahlung oder Guthaben).
• Umlagefähige Kosten: z. B. Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gartenpflege, Versicherungen.
• Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Rücklagen, Bankgebühren.
• Mieterrechte: 30 Tage Zahlungsfrist, 12 Monate Widerspruchsrecht und Anspruch auf Belegeinsicht.
• Praktische Hilfe: Vorlagen, Checklisten und digitale Tools erleichtern die Erstellung und reduzieren das Risiko von Fehlern.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Eine Nebenkostenabrechnung ist die detaillierte Aufstellung aller Betriebskosten, die ein Vermieter innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums auf den Mieter umlegen darf. Sie sorgt dafür, dass Mieter nur die tatsächlich angefallenen Nebenkosten zahlen und bereits geleistete Vorauszahlungen korrekt angerechnet werden.

Abgrenzung zur Betriebskostenabrechnung

Im Sprachgebrauch werden die Begriffe oft synonym verwendet. Streng genommen gilt:

• Die Betriebskostenabrechnung umfasst alle laufenden Kosten der Immobilie, die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind.
  
• Die Nebenkostenabrechnung ist die praktische Umsetzung gegenüber den Mietern, also das Dokument, das Vermieter jährlich erstellen müssen.

Für den Mieter macht es keinen Unterschied – wichtig ist, dass die Abrechnung transparent, nachvollziehbar und rechtssicher erfolgt.

Rechtliche Grundlage (§ 556 BGB, BetrKV)

Die Pflicht zur Erstellung ergibt sich aus § 556 BGB. Hier ist festgelegt, dass Betriebskosten nur dann auf den Mieter umgelegt werden dürfen, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde.
Welche Kostenarten als umlagefähig gelten, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dazu zählen unter anderem Heizung, Warmwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Grundsteuer oder die Kosten für einen Hausmeister.

Warum Fehler oft zu Mieterklagen führen

Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind einer der häufigsten Gründe für Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Typische Probleme sind:

• Kosten werden abgerechnet, die laut Mietvertrag gar nicht umlagefähig sind
• falscher Abrechnungszeitraum
• fehlender oder fehlerhafter Umlageschlüssel

Gerichte urteilen hier streng: Bereits kleine formale Fehler können dazu führen, dass Vermieter ihre Nachforderungen nicht mehr geltend machen können. Umgekehrt haben Mieter das Recht, zu viel gezahlte Nebenkosten zurückzufordern.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt genau fest, welche Nebenkosten umlagefähig sind und somit auf den Mieter umgelegt werden dürfen – und welche nicht umlagefähigen Nebenkosten der Vermieter selbst tragen muss. Diese Unterscheidung ist entscheidend, denn falsche Angaben führen schnell zu Streitigkeiten in der Nebenkostenabrechnung oder sogar zu gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Kostenart	Umlagefähig	Bemerkung
Heizung & Warmwasser	✅ Ja	inkl. Wartung, Brennstoffe
Wasserversorgung & Abwasser	✅ Ja	Grundgebühren, Verbrauch, Entwässerung
Müllabfuhr	✅ Ja	nach § 2 BetrKV
Straßenreinigung & Winterdienst	✅ Ja	nur öffentliche Flächen, die zur Nutzung gehören
Grundsteuer	✅ Ja	umlagefähig laut BetrKV
Gartenpflege	✅ Ja	Pflege von Außenanlagen, Spielplätzen
Hausmeister	✅ Ja	soweit keine Verwaltungsaufgaben
Beleuchtung	✅ Ja	Treppenhaus, Keller, Tiefgarage, Außenbeleuchtung
Aufzug	✅ Ja	Betrieb, Wartung, Strom
Schornsteinfeger	✅ Ja	gesetzlich vorgeschriebene Kehrungen
Gebäudeversicherung	✅ Ja	z. B. Feuer-, Sturm-, Leitungswasserschäden
Hausreinigung	✅ Ja	regelmäßige Reinigung gemeinschaftlicher Flächen
Rauchwarnmelder	✅ Ja	Wartungskosten umlagefähig, Anschaffung nein
Verwaltungskosten	❌ Nein	z. B. Hausverwaltung, Büroarbeit
Reparaturen/Instandh.	❌ Nein	trägt der Vermieter selbst
Rücklagen	❌ Nein	z. B. Instandhaltungsrücklage WEG
Bankgebühren	❌ Nein	Vermieterkosten
Modernisierungskosten	❌ Nein	können nur über Mieterhöhung umgelegt werden

Umlagefähige Nebenkosten

Zu den umlagefähigen Positionen gehören nicht nur die bekannten Kostenarten wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Grundsteuer oder Gartenpflege, sondern auch viele seltener genannte Posten, die häufig übersehen werden:

• Wasseruntersuchungen und Eichkosten
• Kosten für Oberflächen- und Abwasserentsorgung
• Schornsteinfegergebühren
• Ungezieferbekämpfung
• Versicherungen (z. B. Glas-, Aufzug-, Öltank- oder Elementarschäden)
• Einrichtungen für die Wäschepflege (Betrieb von Waschmaschinen und Trocknern in Gemeinschaftsräumen)
• Sonstige Betriebskosten wie die Wartung von Feuerlösch- oder Blitzschutzanlagen

Ein besonders aktuelles Thema ist die CO₂-Kostenaufteilung, die seit 2023 gilt. Das Gesetz sieht vor, dass sich Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser teilen müssen. Entscheidend ist dabei die Energieeffizienz des Gebäudes:

• Je schlechter die Energiebilanz, desto höher ist der Anteil, den der Vermieter tragen muss.
• Je besser das Gebäude saniert ist, desto mehr Kosten entfallen auf den Mieter.

Damit soll ein Anreiz geschaffen werden, Immobilien energetisch zu modernisieren und den CO₂-Ausstoß langfristig zu senken.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Nicht alle Ausgaben dürfen auf den Mieter übertragen werden. Typische Beispiele für nicht umlagefähige Nebenkosten sind Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen oder Bankgebühren. Diese Posten gehören zu den reinen Vermieterkosten und müssen daher selbst getragen werden.

Wichtig: Tauchen solche Kosten trotzdem in der Abrechnung auf, können Mieter Widerspruch einlegen und die Nebenkostenabrechnung erfolgreich anfechten.

Durchschnittliche Nebenkosten in Deutschland

Wie hoch die Nebenkosten sind, variiert stark nach Region, Energiekosten und Gebäudeart. Im bundesweiten Durchschnitt liegen die umlagefähigen Nebenkosten bei etwa 2,20 bis 2,80 Euro pro Quadratmeter monatlich. Einschließlich Heiz- und Warmwasserkosten steigt die sogenannte „zweite Miete“ häufig auf 3,00 bis 3,50 Euro pro Quadratmeter.

Für Mieter bieten diese Werte einen Benchmark zur Kontrolle, während Vermieter die Durchschnittswerte nutzen können, um ihre Abrechnung transparent und marktgerecht zu gestalten.

Fristen und Abrechnungszeitraum

Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann rechtssicher, wenn die gesetzlichen Fristen eingehalten werden. Das betrifft sowohl Vermieter, die zur Erstellung verpflichtet sind, als auch Mieter, die ein Recht auf Prüfung und Widerspruch haben.

Bis wann muss der Vermieter abrechnen?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und dem Mieter zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird diese Frist versäumt, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen.
Ein praktisches Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2024, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2025 beim Mieter eingegangen sein. Kommt sie erst im Januar 2026, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlungen. Bereits geleistete Vorauszahlungen dürfen allerdings weiterhin abgerechnet werden.

Wichtig: Bei Ein- oder Auszug während des Jahres müssen die Kosten korrekt anteilig berechnet werden. Auch Leerstände dürfen nicht auf die verbleibenden Mieter verteilt werden – sie sind vom Vermieter selbst zu tragen.

Rechte des Mieters – Zahlung, Prüfung, Widerspruch

Mieter sind nach Erhalt der Abrechnung verpflichtet, eine eventuelle Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen zu leisten – es sei denn, sie legen Widerspruch ein.
Darüber hinaus haben sie das Recht, die Abrechnung gründlich zu prüfen. Dafür steht eine Frist von zwölf Monaten zur Verfügung. Innerhalb dieser Zeit können Mieter Fehler beanstanden oder Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen.

Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) zeigt deutlich: Wird die Abrechnung zu spät oder fehlerhaft zugestellt, stehen die Chancen der Mieter sehr gut, erfolgreich Widerspruch einzulegen. Deshalb sollten Vermieter die Fristen unbedingt einhalten, um kostspielige Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Pflichtangaben und Aufbau der Abrechnung

Damit eine Nebenkostenabrechnung rechtssicher ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Nur so können Mieter die Abrechnung nachvollziehen und prüfen. Fehlen einzelne Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – mit der Folge, dass Nachforderungen nicht durchsetzbar sind.

Diese Angaben sind vorgeschrieben

Eine vollständige Nebenkostenabrechnung umfasst:

• den Abrechnungszeitraum (meist 12 Monate, z. B. 01.01.–31.12.)
• die Gesamtkosten je Kostenart (Heizung, Wasser, Müll etc.)
• den Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch)
• den individuellen Anteil des Mieters
• die geleisteten Vorauszahlungen
• die Differenz → Nachzahlung oder Guthaben

Beispielrechnung Schritt für Schritt

Ein Vermieter hat für sein Mehrfamilienhaus folgende Gesamtkosten im Jahr 2024:

• Heizkosten: 6.000 €
• Wasserkosten: 2.000 €
• Müllabfuhr: 1.200 €

Die Gesamtkosten betragen somit 9.200 €. Der Umlageschlüssel ist die Wohnfläche. Insgesamt hat das Haus 460 m² Wohnfläche.

Ein Mieter bewohnt eine Wohnung mit 92 m².
Sein Anteil wird wie folgt berechnet:

• 92 m² ÷ 460 m² = 20 % Anteil
• 20 % von 9.200 € = 1.840 € Nebenkostenanteil

Der Mieter hat im Laufe des Jahres bereits 1.600 € Nebenkostenvorauszahlungen geleistet.

• 1.840 € – 1.600 € = 240 € Nachzahlung

So einfach lässt sich nachvollziehen, wie eine Nebenkostenabrechnung funktioniert. Gleichzeitig wird deutlich, wie wichtig es ist, den Umlageschlüssel klar auszuweisen.

Besonderheiten je nach Immobilie

Je nach Gebäudeart können sich Abrechnungen unterscheiden:

• Eigentumswohnungen (WEG): Hier werden Hausgeldzahlungen aufgeteilt, wovon nur bestimmte Positionen auf Mieter umlagefähig sind.
• Einfamilienhäuser mit Einliegerwohnung: Oft einfachere Struktur, aber gleicher Abrechnungszwang.
• Gewerbeeinheiten: Zusätzliche Nebenkosten wie Sicherheitsdienste oder Aufzüge können anfallen.

Nutzen Sie unsere einfache und kostenlose Vorlage zur Nebenkostenabrechnung. Ideal für private Kleinvermieter.

Typische Fehler vermeiden

Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind einer der häufigsten Gründe für Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Oft reichen schon kleine Unachtsamkeiten aus, damit die Abrechnung rechtlich unwirksam wird und Nachforderungen nicht mehr durchgesetzt werden können.

Häufige Fehlerquellen

• Falscher Abrechnungszeitraum: Wird nicht exakt ein Jahr (z. B. 01.01.–31.12.) abgerechnet oder endet die Frist zu spät, sind Nachforderungen ausgeschlossen.
• Nicht vereinbarte Kosten: Positionen, die nicht ausdrücklich im Mietvertrag stehen, dürfen nicht umgelegt werden.
• Fehlender oder falscher Umlageschlüssel: Mieter müssen klar nachvollziehen können, wie sich ihr Anteil berechnet.
• Keine Trennung bei gemischt genutzten Gebäuden (Wohnung + Gewerbe)
• Datenschutzprobleme: In Abrechnungen dürfen keine personenbezogenen Daten Dritter offengelegt werden
• Verspätete Zustellung: Geht die Abrechnung nach Ablauf der 12-Monatsfrist zu, ist sie zwar nicht automatisch unwirksam – aber Nachzahlungen können nicht mehr verlangt werden.

Was passiert, wenn die Abrechnung falsch ist?

• Für Vermieter: Versäumen sie die Frist oder machen formale Fehler, verlieren sie das Recht auf Nachforderungen. Bereits gezahlte Vorauszahlungen dürfen aber weiter verrechnet werden.
  
• Für Mieter: Sie können Widerspruch einlegen und sogar zu viel gezahlte Beträge zurückfordern. Bei groben Fehlern sind Gerichte meist auf der Mieterseite.
  

Tipp vom Experten

„Die meisten Fehler entstehen nicht durch böse Absicht, sondern durch fehlende Sorgfalt. Vermieter sollten jede Abrechnung zweimal prüfen und sich bei Unsicherheiten an Muster, Vorlagen oder Softwarelösungen halten. Das spart Zeit, vermeidet Formfehler und reduziert das Risiko teurer Nachforderungen.“

Rechte und Pflichten für Mieter und Vermieter

Eine Nebenkostenabrechnung schafft Transparenz, ist aber auch mit klaren Rechten und Pflichten verbunden. Beide Seiten – Vermieter wie Mieter – sollten diese genau kennen, um Konflikte zu vermeiden.

Pflichten des Vermieters

• Erstellungspflicht: Liegt eine Vereinbarung im Mietvertrag vor, muss der Vermieter jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen.
• Fristen einhalten: Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter vorliegen.
• Nachvollziehbarkeit sicherstellen: Alle Positionen müssen verständlich und transparent dargestellt werden.
  

Rechte der Mieter

• Belegeinsicht: Mieter dürfen die zugrunde liegenden Rechnungen und Verträge einsehen.
• Widerspruchsrecht: Innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung können Mieter Einwendungen erheben.
• Rückforderungsanspruch: Wurde zu viel gezahlt oder falsche Kosten umgelegt, können Mieter ihr Geld zurückverlangen.

Steuerliche Aspekte – Nebenkosten von der Steuer absetzen

Viele Mieter übersehen, dass bestimmte Nebenkosten steuerlich geltend gemacht werden können. Das betrifft vor allem haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen sind. Dazu gehören zum Beispiel:

• Gartenpflege
• Hausmeisterdienste
• Reinigungskosten
• Schornsteinfegerarbeiten

Diese Posten können in der Steuererklärung in der Regel zu 20 % der Arbeitskosten angesetzt werden – ein direkter Steuervorteil, der bares Geld spart. Wichtig: Materialkosten sind nicht absetzbar.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Nebenkostenabrechnung erstellen

Eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung wirkt auf den ersten Blick komplex, lässt sich aber in klaren drei Phasen strukturieren: Vorbereitung, Berechnung und Kontrolle. Wer diese Schritte systematisch abarbeitet, vermeidet typische Fehler und spart Zeit.

Phase 1 – Vorbereitung

Bevor Sie mit der eigentlichen Berechnung beginnen, sollten Sie alle relevanten Unterlagen sammeln und prüfen:

• Mietvertrag checken: Welche Nebenkostenarten sind vereinbart?
• Belege und Rechnungen bereitlegen: Heizkosten, Wasser, Müll, Versicherungen, Hausmeister etc.
• Abrechnungszeitraum festlegen: Meist 12 Monate (z. B. 01.01.–31.12.).
• Verteilerschlüssel dokumentieren: Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch – und im Mietvertrag festgehalten.

Phase 2 – Berechnung

Sobald die Basisdaten vorliegen, beginnt die eigentliche Abrechnung:

• Gesamtkosten je Kostenart ermitteln (z. B. Heizung: 6.000 €, Wasser: 2.000 €, Müll: 1.200 €).
• Umlageschlüssel anwenden (Beispiel: 92 m² von 460 m² = 20 %).
• Mieteranteil berechnen (20 % von 9.200 € = 1.840 €).
• Vorauszahlungen abziehen (1.840 € – 1.600 € = 240 € Nachzahlung).

Phase 3 – Kontrolle & Zustellung

Der letzte Schritt entscheidet, ob die Abrechnung rechtssicher ist:

• Stimmen alle Summen und Rechenschritte?
• Sind nur zulässige Kosten enthalten (keine Verwaltung, Reparaturen, Rücklagen)?
• Wurden Leerstände oder Gewerbeflächen korrekt ausgegliedert?
• Liegt die Abrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist (12 Monate)?
• Ist die Darstellung für den Mieter nachvollziehbar und verständlich?

Alle beschriebenen Schritte können Sie direkt mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage Nebenkostenabrechnung umsetzen.

Für komplexere Mietobjekte oder mehrere Wohneinheiten bieten wir zusätzlich umfangreiche Profi-Vorlagen zur Nebenkostenabrechnung an, die noch mehr Funktionen und Detailtiefe enthalten.

Digitale Lösungen und professionelle Erstellung

Eine Nebenkostenabrechnung lässt sich heute nicht mehr nur per Hand oder Excel erstellen. Digitale Tools und professionelle Dienstleister bieten komfortable Alternativen – je nach Bedarf und Aufwand.

Online-Tools für Vermieter

Digitale Plattformen wie objego, hellohousing oder Homeday ermöglichen es, die Abrechnung schnell und rechtssicher online zu erstellen. Sie führen Schritt für Schritt durch den Prozess und übernehmen viele Rechenschritte automatisch.

Vorteile:

• einfache Bedienung, auch für Laien
• automatische Prüfung von Pflichtangaben
• Vorlagen und Musterabrechnungen integriert
• oft kostengünstiger als ein Steuerberater

Nachteile:

• meist nur sinnvoll bei Standardfällen
• individuelle Besonderheiten (z. B. gemischt genutzte Gebäude, Sondervereinbarungen) können nicht immer abgebildet werden
• laufende Gebühren für die Software

Erstellung durch Dienstleister oder Steuerberater

Gerade bei größeren Immobilienbeständen oder komplizierten Mietverhältnissen kann es sinnvoll sein, die Abrechnung an Profis auszulagern. Hausverwaltungen oder Steuerberater übernehmen die komplette Erstellung.

Vorteile:

• hohe Rechtssicherheit
• professionelle Prüfung aller Kostenarten
• Entlastung des Vermieters, spart Zeit

Nachteile:

• deutlich höhere Kosten als Softwarelösungen
• weniger Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen

Fazit: Für private Kleinvermieter oder einfache Mietobjekte reicht eine digitale Lösung meist völlig aus. Bei komplexeren Fällen oder wenn mehrere Mietparteien, Gewerbeflächen oder rechtliche Sonderfälle betroffen sind, ist die Erstellung durch einen Profi empfehlenswert.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist mehr als nur ein Pflichtdokument – sie ist die Grundlage für ein faires und transparentes Mietverhältnis. Für Vermieter bedeutet eine sorgfältige Abrechnung, Nachforderungen rechtssicher durchsetzen zu können und Streitigkeiten zu vermeiden. Für Mieter bietet sie die Möglichkeit, Kosten nachvollziehbar zu prüfen und Fehler zu erkennen.

Wer die gesetzlichen Vorgaben, Fristen und Pflichtangaben beachtet, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch für Vertrauen. Praktische Hilfsmittel wie Vorlagen, Checklisten oder digitale Tools vereinfachen den Prozess zusätzlich.

Unser Tipp: Nutzen Sie geprüfte Muster und Softwarelösungen, um die Abrechnung rechtssicher, nachvollziehbar und fehlerfrei zu gestalten. So vermeiden Sie Streit und schaffen ein stabiles Fundament für ein gutes Mietverhältnis.

FAQ zur Nebenkostenabrechnung