Personalverwaltung

Personalverwaltung Definition

Die Personalverwaltung (auch Personalmanagement) gehört zum Bereich HR und kümmert sich um sämtliche administrativen und strategischen Aufgaben im Personalwesen – von der Einstellung im Unternehmen bis zum Austritt von Mitarbeiter:innen. Dazu zählt beispielsweise die Bearbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsanträgen oder das Aufsetzen von Arbeitsverträgen. Die Personalverwaltung muss sich bei der Ausführung der unterschiedlichen Tätigkeiten stets an rechtliche Leitlinien halten. 

Ziele der Personalverwaltung

Das Hauptziel der Personalverwaltung ist es, für aktuelle und fehlerfreie Personaldaten der Mitarbeiter:innen zu sorgen. Mit einem reibungslosen internen Ablauf und einer transparenten Kommunikation trägt das Personalmanagement maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen bei. Zufriedene Mitarbeiter:innen tragen wiederum positiv zum Unternehmenserfolg bei, sind seltener krank und bleiben dem Arbeitgeber länger treu.

Aufgaben in der Personalverwaltung

Das Aufgabenfeld von Mitarbeiter:innen in der Personalverwaltung lässt sich in zwei Kategorien aufteilen: Personalverwaltungsaufgaben aus betrieblichen und/oder gesetzlichen Gründen und Verwaltungsaufgaben, die personalpolitische und strategische Entscheidungen belangen.

Personalverwaltungsaufgaben sind unter anderem: 

• Erstellung von Arbeitsverträgen
• Erfassung der Arbeitszeiten
• Anlegung und Führung der Personalakten
• Führung der Personalstatistik
• Bearbeitung der Mitarbeiteranträge (z.B. Urlaub)
• Erfassung von Personaländerungen  
• Lohn-und Gehaltsauszahlungen
• Schriftverkehr mit jeglichen Behörden führen

Strategische Verwaltungsaufgaben sind vor allem: 

• Identifikation und Bewertung von Trends
• Leistungsvergleiche
• Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
• Berechnung und Bewertung von Managementkennzahlen

Datenschutz: Was ist zu beachten? 

Im Bereich Personalwesen geht kein Weg am Umgang mit persönlichen Daten, wie Name, Anschrift oder auch sensiblen Kontodaten vorbei. Aber gerade die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Informationen kann für die Personalabteilung zur Stolperfalle werden.

Aufgrund der seit 2018 durch die DSGVO verschärften Bestimmungen zum Datenschutz drohen Unternehmen bei Verstößen hohe Bußgelder.

Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen unter anderem folgende Punkte erfüllen:

• Daten müssen rechtmäßig und transparent verarbeitet werden
• Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige Zwecke erhoben werden
• Persönliche Daten dürfen nur mit Zustimmung der Mitarbeiter:innen gespeichert werden
• Daten müssen gelöscht oder berichtigt werden, wenn diese unrichtig sind
• Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, müssen sie gelöscht werden
• Im Falle eines Datenverlustes muss der Arbeitgeber binnen 72 Stunden seiner behördlichen Meldepflicht nachkommen

Digitalisierung im Personalwesen

Die Digitalisierung ermöglicht eine Automatisierung vieler Aufgaben im Personalmanagement. Viele Software-Anbieter passen ihr Angebot an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen an und bieten somit effiziente und zeitsparende Lösungen in unterschiedlichen Bereichen:

Digitale Personalakte

Personaldaten der Mitarbeiter:innen können papierlos und zentral in einer digitalen Personalakte gespeichert werden. Dazu zählen Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Kündigungsschreiben. Die Digitalisierung ist nicht nur zeitsparend, sondern auch papier- und somit umweltschonend.

Digitalisierte Lohnabrechnung 

Prozesse im Bereich der Lohnkostenabrechnung lassen sich digital verwalten und können mit wenigen Klicks an den Arbeitnehmer sowie die zuständigen Behörden übermittelt werden.

Employee Self Services 

Die Auslagerung von administrativen Tätigkeiten auf sogenannte Employee Self Services (ESS) erleichtert die Arbeit im Personalwesen. Mitarbeiter:innen können mithilfe von Tools wie einer HR-Software eigenständig Verwaltungsaufgaben wie beispielsweise Urlaubsanträge oder Zeiterfassungen übernehmen. Diese Selbstständigkeit fördert das Verantwortungsgefühl der Angestellten und sorgt zudem für mehr Transparenz im Unternehmen.