Beschaffungsplanung

Definition und Erklärung

Bei der Beschaffungsplanung werden Anforderungen an Ressourcen für die Produktion identifiziert und konsolidiert und die Zeitrahmen für ihre Beschaffung festgelegt, um sie nach Bedarf verfügbar zu haben. Ein guter Beschaffungsplan beschreibt den Prozess der Identifizierung und Auswahl von Lieferanten, Auftragnehmern und Beratern.

Beschaffungsplanung im Detail

Die Beschaffungsplanung ist wichtig, da sie bei der Entscheidung hilft, was wann und aus welchen Quellen gekauft werden soll. Der Beschaffungsplanungsprozess bietet allen an den Prozessen beteiligten Stakeholdern die Möglichkeit, sich zu treffen, um bestimmte Beschaffungsanforderungen zu erörtern. Diese Stakeholder können die anfragende Stelle, Endbenutzer, Repräsentanten der Beschaffungsabteilung, technische Experten und sogar Lieferanten sein, die relevante Beiträge zu bestimmten Anforderungen liefern. Der Beschaffungsplanungsprozess ermöglicht die Erstellung einer Beschaffungsstrategie für die Beschaffung jeder Anforderung, die in den Beschaffungsplan aufgenommen wird. Eine solche Strategie umfasst eine Marktuntersuchung und die Bestimmung der anwendbaren Beschaffungsmethode unter Berücksichtigung der Anforderungen und der Umstände. Planer können die Zeit schätzen, die erforderlich ist, um den Beschaffungsprozess abzuschließen und den Auftrag für jede Anforderung zu vergeben. Dies ist eine wertvolle Information, da sie dazu dient, zu bestätigen, ob eine Anforderung innerhalb des von der anfragenden Stelle erwarteten oder geforderten Zeitraums erfüllt werden kann. Der Bedarf an technischem Fachwissen zur Entwicklung technischer Spezifikationen oder des Arbeitsumfangs für bestimmte Anforderungen kann bewertet werden, insbesondere wenn keine internen technischen Kapazitäten verfügbar sind oder diese nicht vorhanden sind. Planer können außerdem die Machbarkeit der Kombination oder Aufteilung von Beschaffungsanforderungen in verschiedene Vertragspakete bewerten. Der Beschaffungsplan ist das Produkt des Beschaffungsplanungsprozesses. Er kann für eine bestimmte Anforderung, ein bestimmtes Projekt oder für eine Reihe von Anforderungen für eine oder mehrere Einrichtungen im öffentlichen oder privaten Sektor entwickelt werden. Der Beschaffungsplan ermöglicht die Überwachung des Beschaffungsprozesses, um festzustellen, wie die tatsächliche Leistung mit den geplanten Aktivitäten übereinstimmt, und um, wenn nötig, die zuständigen Abteilungen zu alarmieren und den Beschaffungsplan entsprechend anzupassen.

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