Beschreibung
Von der Projektidee bis zur fundierten Vergabeentscheidung
Ein erfolgreicher Projektstart entscheidet oft darüber, ob Zeit, Budget und Qualität später eingehalten werden können. Dieses Vorlagenpaket unterstützt Sie dabei, Projekte systematisch vorzubereiten, Anforderungen klar zu definieren, geeignete Projektpartner auszuwählen und Angebote objektiv zu vergleichen.
Statt unstrukturierter Notizen oder schwer vergleichbarer Angebote arbeiten Sie mit klaren Dokumenten, die alle wichtigen Aspekte eines Projektstarts abdecken – von der Zieldefinition bis zur finalen Entscheidungsgrundlage.
Enthaltene Vorlagen im Überblick
1. Projektbriefing – Vorlage für Auftraggeber (Word)
Diese Vorlage dient der strukturierten Erfassung der Projektidee und der Rahmenbedingungen. Sie hilft dabei, Ziele, Ausgangssituation, Anforderungen, Risiken, Erfolgskriterien und organisatorische Aspekte klar zu dokumentieren.
Geeignet für:
- interne Projektvorbereitung
- Abstimmung mit Fachabteilungen
- Erstgespräche mit Dienstleistern
2. Lastenkatalog / Anforderungskatalog (Word)
Der Lastenkatalog baut auf dem Projektbriefing auf und dient der verbindlichen Beschreibung der Projektanforderungen. Er bildet die Grundlage für Angebotsanfragen, Projektplanung und spätere Abnahmen.
Enthalten sind u. a.:
- detaillierter Leistungsumfang
- Abgrenzung nicht enthaltener Leistungen
- Qualitätsanforderungen
- Abnahmekriterien
- Risiken und Annahmen
3. Projektpartner auswählen – Vorauswahl-Tool (Excel)
Mit dieser Excel-Vorlage treffen Sie eine strukturierte Vorauswahl potenzieller Projektpartner, bevor konkrete Angebote eingeholt werden. Anbieter werden anhand qualitativer Kriterien bewertet und vergleichbar gemacht.
Typische Einsatzbereiche:
- Shortlist aus mehreren Dienstleistern erstellen
- objektive Entscheidungsgrundlage statt Bauchgefühl
- transparente Bewertung für interne Abstimmungen
4. Angebotsvergleich mit Gewichtung (Excel)
Sobald konkrete Angebote vorliegen, unterstützt diese Vorlage beim systematischen Vergleich von Preisen und qualitativen Kriterien. Bewertungen werden automatisch mit frei definierbaren Gewichtungen verrechnet, sodass eine nachvollziehbare Gesamtbewertung je Anbieter entsteht.
Funktionen:
- Preisvergleich mit automatischer relativer Bewertung
- Kriterienbewertung (z. B. Qualität, Erfahrung, Termintreue, Kommunikation)
- frei anpassbare Gewichtung der Kriterien
- automatische Gesamtauswertung und Hervorhebung des besten Angebots
Typischer Ablauf
- Projektidee und Ziele im Projektbriefing festhalten
- Anforderungen konkretisieren im Lastenkatalog
- Geeignete Anbieter vorab auswählen mit Projektpartner-Vorauswahl
- Konkrete Angebote vergleichen mit dem Angebotsvergleich
So entsteht ein durchgängiger, nachvollziehbarer Entscheidungsprozess – vom Projektstart bis zur Vergabe.
Für wen eignet sich das Paket?
- Unternehmen und Teams, die regelmäßig mit externen Dienstleistern arbeiten
- Selbstständige und KMU, die Projekte strukturiert vergeben möchten
- Projektverantwortliche ohne formale PM-Ausbildung, die dennoch professionell vorgehen möchten
- Organisationen, die Entscheidungsprozesse intern dokumentieren müssen
Ihre Vorteile
- klare Struktur statt unübersichtlicher Einzeldateien
- bessere Vergleichbarkeit von Anbietern und Angeboten
- reduzierte Fehlentscheidungen durch transparente Bewertung
- sofort einsetzbar und individuell anpassbar
- geeignet für unterschiedliche Branchen und Projekttypen
Kompatibilität & Dateiformate
Die Vorlagen sind kompatibel mit gängigen Versionen von Microsoft Word und Microsoft Excel (z. B. Microsoft 365, Excel/Word 2019 und neuer).
Sie können sowohl unter Windows als auch unter macOS verwendet werden.
Die Excel-Dateien enthalten keine Makros und lassen sich daher ohne Sicherheitshinweise oder Aktivierung zusätzlicher Funktionen nutzen.
Eine Nutzung in Programmen wie LibreOffice oder Google Sheets ist grundsätzlich möglich, kann jedoch zu Darstellungs- oder Funktionsabweichungen führen, insbesondere bei Formeln und Formatierungen.
