Checkliste zur Entwicklung von Verfahrensdokumentationen - GoBS-sicherer Einsatz

Dann nutzen Sie diese Checkliste, um eine auf den jeweiligen Vorgang abgestimmte Archivierung Ihrer Dokumente zu nutzen, ein so genanntes Dokumentenmangamentsystem (DMS).
Um diese DV-gestützten Buchführungssysteme (GoBS) zu nutzen, wird die Anwendung von Grundsätzen eindeutiger Verfahrendsdokumentationen erwartet, obwohl diese nicht genauer beschrieben werden.

Verwenden Sie diese Vorlage und sichern Sie sich und Ihr Unternehmen bei der Verfahrensdokumentation in jeglicher Hinsicht ab. Sie übersehen kein Detail mehr. Die Checkliste - GoBS-sicherer Einsatz - berücksichtigt sämtliche organisatorische und technische Abläufe, die bei der Erfassung von Dokumenten eine Rolle spielen.

Die Speicherung, die Indizierung und das eindeutige Wiederfinden der Daten werden berücksichtigt, genau wie eine Absicherung der Dokumente gegen Verlust oder Fälschung.
Die Checkliste ist abgestimmt auf die Anforderungen des Handelsrechts zur Archivierung und den steuerrechtlichen Vorlagen zur Datenaufbewahrung.

Diese Checkliste ist speziell auf elektronische Dokumentenmanagementsysteme verschiedenster Dokumentenarten ausgerichtet, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Besonders berücksichtigt werden dabei Workflow-Funktionalitäten, DMS-Software (ohne Abstimmung auf bestimmte Hersteller), Übernahmeformen für NCI- und CI-Dokumente (Scannen im “frühen und späten” Verfahren) sowie Arbeiten in integrierten DV-Umgebungen älterer ERP-DV-Systeme.

Zusätzlich erhalten Sie eine Checkliste, die sowohl die relevanten rechtlichen Grundlagen der Verfahrensdokumentation beinhaltet als auch wie weitere Orientierungsrichtlinien.

Sie finden sechs GoBS-Grundsätze aus dem HGB und dem AO, zehn Leitsätze des VOI sowie Regelungen zu Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus sind die Anforderungen der ZPO und des BDSG in der Checkliste integriert.

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